Comptabilité de caisse, comptabilité en partie double
Une comptabilité est la représentation de flux monétaires qui tous font intervenir un acteur commun : une personne, un groupe ou une organisation.
Les enregistrements de ces flux se font dans des comptes (plan comptable…), et on cherche à représenter les cumuls de ces comptes.
Comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse, ou comptabilité personnelle, s'adresse aux particuliers et aux petites organisations qui désirent suivre en temps réel l'évolution de leur trésorerie.
L'élément principal en est le compte bancaire. Il peut y avoir plusieurs comptes bancaires pour une même personne ou association. Les mouvements sont enregistrés au débit s'il s'agit d'une dépense, au crédit s'il s'agit d'une recette.
Les écritures sont généralement en partie simple, sauf pour les mouvements générant des dettes ou des avoirs, pour lesquels on utilise des comptes dits "d'actif" ou "de tiers".
La comptabilité devra alors établir des états de trésorerie, présentés de différentes manières, et aussi des états pour les comptes d'actif.
Comptabilité en partie double
La comptabilité en partie double est utilisée par les comptables des entreprises et aussi des autres organisations. Le principe est, pour chaque écriture dans un compte, l'enregistrement d'une contrepartie dans un autre compte.
Par exemple, pour un achat simple (sans TVA), le débit d'un compte de dépenses (par exemple 602 pour des fournitures de bureau) par le crédit du même montant, soit directement du compte 512 (banque) soit d'un compte de tiers, celui de votre fournisseur de fournitures de bureau.
La logique de tout cela est que si vous vous appauvrissez financièrement en dépensant de l'argent, c'est que vous devez le même montant à la banque qui paie votre chèque (ou bien qu'elle vous en doit moins que précédemment). Ou encore que vous devez ce montant au fournisseur. Dans ce dernier cas, plus tard, quand vous enverrez le chèque, aura lieu une nouvelle compensation entre le compte du fournisseur et celui de la banque.
Pour les opérations avec les clients, le même mécanisme a lieu dans l'autre sens. Et des mécanismes analogues existent, et sont codifiés dans les normes comptables, pour tous les autres partenaires financiers, comme le fisc, les organismes collecteurs de charges sociales, les salariés…
Les documents de fin d'exercice
En fin d'exercice le comptable tire un bilan - l'état du patrimoine de l'entreprise - et un compte de résultat - calcul du bénéfice ou des pertes de l'exercice. Ces documents servent à communiquer les informations aux tiers (associés, actionnaires, salariés). Leur établissement est obligatoire pour l'établissement des déclarations au service des impôts.
Tableaux de bord
A tout moment, une comptabilité doit pouvoir fournir des états périodiques, le plus souvent mensuels, pour la situation de trésorerie, mais aussi pour des indicateurs tels que la marge brute, la capacité d'autofinancement, et bien d'autres.